Los Archivos

Según H. Jenkinson (1947)"Los archivos son documentos acumulados por un proceso natural en el curso de la transmisión de los asuntos de cualquier tipo, público o privado, en cualquier fecha, y conservados después para su consulta, bajo la custodia de las personas responsables de los asuntos en cuestión o por sus sucesores". La palabra archivo generalmente tiene tres acepciones: como contenido documental, como institución y como continente o lugar de conservación. El Diccionario de Terminología Archivística nos presenta tres definiciones de archivo teniendo en cuenta cada uno de estos elementos conceptuales. “ARCHIVO: (1) Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas9. (2) La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. (3) El archivo también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.” Esta definición tripartita nos parece demasiado complicada e inexacta desde el punto de vista científico de la archivística, ya que estos tres elementos del concepto, junto a otros más que veremos, son imprescindibles y tienen que estar integrados en la misma definición. Creemos que es posible llegar a una unificación terminológica, teniendo presentes al mismo tiempo los conceptos de institución archivística, el conjunto orgánico de documentos y el depósito documental. A ellos añadimos, como novedad, el elemento personal, los profesionales archiveros que hacen posible la actividad científica y técnica, así como el servicio documental, también elementos imprescindibles en el concepto de archivo. Porque antes de llegar a una definición de archivo es preciso analizar los elementos que configuran su concepto: · Institucionales: el archivo como institución administrativa, jurídica y científica, y las entidades productoras de los documentos que, finalmente, remiten éstos a los archivos; · Documentales: los conjuntos orgánicos de documentos, recibidos en un archivo, procedentes de una o varias entidades productoras; · Estructurales: los depósitos archivísticos, las instalaciones; · Personales: los profesionales archiveros y sus colaboradores técnicos, especialistas en conservación y difusión documental; y · Científicos y técnicos: la gestión y archivística y el servicio documental, las labores de recogida, organización, conservación y utilización de los fondos. Autora:Maximiliana Díaz